's Wissensmanagement
print view :
Fachvortrag
|
's Wissensmanagement |
print view :
|
||
Fachvortrag |
Prozessorientiertes Wissensmanagement durch Unternehmensportal
Dr.Boris Lux
biolitec AG, Winzelaer Str.2a, 07745 Jena, boris.lux@biolitec.com
jetzt: email email@boris.lux.de
Dr.Thomas Mühlbrandt
GOM mbH, Buchkremerstrasse 6, 52062 Aachen,
email t.muehlbradt@gom.de
Abstacts: Durch den Einsatz von Wissensportalen gelingt es, die notwendige Flexibilität im workflow moderner Produktionsabläufe zur Erfüllung auch spezifischer Kundenwünsche zu verwirklichen. Die Prozessbeschreibung ist die Basis für die Definition von workflows. Über k-maps (knowledge-maps) wird ein flexibler, aber strukturiert und geregelter workflows definiert. Die k-maps führen in diesem workflow. Über die Portaltechnologie können die Elemente Prozessbeschreibung, workflow und k-maps durch Arbeitsvorräte, Informationsquellen, Vorgaben und Richtlinien anwender- bzw. aufgabenspezifisch weltweit bereitgestellt werden.
1 Einleitung
Die Anzahl kundenspezifischer Aufträge nimmt ständig zu. Das erfordert eine hohe Flexibilität in den Produktionsprozessen. Die dabei notwendige internationale Arbeitsteilung verlangt nach einer weltweit permanent verfügbaren und stets aktuellen Wissensbasis zur Lösung gemeinsamer Aufgaben. Im Unterschied zum klassischen Produktionsprozess wird der Entwicklungsprozess, verbunden mit dem dort vorhandenen knowhow, immer tiefer in den Produktionsprozess integriert. Die Grenzen sind hier fließend. Nur durch einen hohen Qualitätsstandard über alle Prozessen kann dabei der Verbraucherschutz sichergestellt werden. Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ist Voraussetzung, aber bei weitem nicht ausreichend.
2 Prozessbeschreibung
Die notwendigen Prozessbeschreibungen werden immer spezifischer. Während man bisher versuchte diese Beschreibungen zu optimieren, entstanden oft sehr komplexe Abläufe mit einer Vielzahl von Verzweigungen und Entscheidungsfindungen. Das steht aber der Idee der ¨schlanken¨ Prozesse (Abb. 1) entgegen.
Abb. 1 "schlanke" Prozesse
Diese sind nicht mehr abteilungsoptimiert sondern kundenauftragsmäßig ausgerichtet und optimiert. In [WJ98] findet man viele anschauliche Beispiele für die Effektivität aus Kundensicht solcher Prozessabläufe. Die übliche Zusammenfassung gleicher Prozessschritte erfolgt dann nur noch virtuell.
Voraussetzung für solche Prozesse ist die Kennzeichnung des Auftrages mit dem geplant zu durchlaufenden Prozesstyp. Das wieder bietet aber große Chancen,
Die Entscheidungsprozesse werden in den Auftragsannahmeprozess verlagert.
Nur vollständig geklärte Auftrag werden angenommen.
Die Grundsatzfragen werden bei der Auftragsannahme geklärt (Abb. 2):
=> Was wünscht der Kunde?
=> Was müssen wir tun für den Kunden?
Abb. 2 Prozessauswahlmatrix
Die Klärung führt zur Entscheidung des notwendigen Prozesses
Durch die Klärung wird die Zusage über Inhalt und Lieferfristen zuverlässig, was einer hohen Qualität entspricht.
Der Kunde bekommt genau das,
Solche Prozesse können dann entsprechen der Häufigkeit ihrer Nutzung optimiert werden. Damit entstehen in üblichen Abteilungen für bisher gleiche "Abteilungsaufgaben" an die Prozessaufgaben optimal angepasste Abteilungsaufgaben mit unterschiedlichem Wissenseinsatz und Automatisierungsrad. Das Augenmerk verlagert sich so vom einfachen Streben nach totaler Automatisierung hin zum abgestuft automatisiertem Wissenseinsatz. Dieser variable knowledgegrad verlangt eine hohe, flexible Vernetzung über Wissensknoten und charakterisiert mit einem flexibel, operativ gestalten workflow moderne Prozessabläufe. Das Wissensnetzwerk sucht nach augenblicklich optimalen Durchlauf über operativ ausgewählte Wissensknoten (Abb. 3).
Abb. 3 Wissensnetzwerk
Herkömmliche Abteilungsstrukturen verlieren dann an Bedeutung. So werden gravierende Reibungsflächen an den Schnittstellen minimiert. Durch die Ausrichtung an den Kundenbedürfnissen rückt die Zusammengehörigkeit der Abteilungen wieder in den Vordergrund. Über die ständige Orientierung am Gesamtergebnis wird die Zusammenarbeit der Abteilungen gefördert.
Die Kundezufriedenheit wird durch Einhaltung bei der Auftragsannahme der gemachten Zusagen entscheidend gesteigert.
3 Prozesstypen
Je nach Grad der erforderlichen Expertise und der Komplexität der Modellierung des workflows unterscheiden wir drei verschiedene Prozesstypen (Abb. 4).
Abb. 4 Prozesstypen
3.1 Fester Prozess
Feste Prozesse sind Prozesse, für die ein Standard-workflow definiert werden kann. Sie zeichnen sich durch einzeln zerlegbare und in starrer Reihenfolge ablaufende Schritte aus. Für diese eignen sich übliche Prozessbeschreibungen. Der weitgehend fixe Informationsfluss erfolgt über Datenbanken in Form klassischer Produktions-Steuerungssysteme. Die Flexibilität besteht im Rahmen der freien Kapazitäten. Der Mitarbeiter, des Materials und der Produktionsanlagen.
Der knowledgegrad ist hoch automatisiert.
Typisch Lieferaufträge für diesen Prozesstyp:
3.2 Geregelter Prozess
Geregelte Prozesse sind Prozesse, die nur über einen flexiblen workflow beschrieben werden können. Sie zeichnen sich durch abschnittsweise standardisierte Abläufe aus, die immer wieder von Entscheidungsknoten unterbrochen werden (Abb. 5).
Abb. 5 Prozessbeschreibung - geregelter Prozess
Typisch ist , dass die Beschreibung des Ablaufes den flexiblen Einsatz des workflows regelt. Der Informationsfluss kann nicht mehr nur über Datenbanken gesteuert werden. Klassische Produktionssteuerungssysteme übernehmen wichtige Abschnitte des Prozesses. Das k-map, die Wissensmappe, fungiert als Klammer und übernimmt in Form einer Leitlinie eine Vielzahl von Koordinierungsaufgaben (vgl. 5 knowledge-map). Damit wird der knowledgegrad des Prozesses ebenso wichtig, wie der Automatisierungsgrad.
Typisch Lieferaufträge für diesen Prozesstyp:
3.3 Geordneter Prozess
Geordnete Prozesse sind Prozesse, die durch die Einmaligkeit ihres Durchlaufes gekennzeichnet sind. Der workflow im eigentlichen Sinn muss durch feste Regeln ersetzt werden. Diese erhalten das Netzwerk aufrecht, welches selbst organisierend den Auftragsdurchlauf steuert. Der Informationsfluss und die Zusammenarbeit basieren auf Datenbanken in Form von Dokumentenmanagementsystemen. Das Expertenwissen ist gefragt. Damit überwiegt der knowledgegrad und die Automatisierung wird unerheblich.
Typisch Aufträge für diesen Prozesstyp sind:
4 Flexibler workflow
Zentrales Element der Gestaltung moderner Produktionsprozesse ist der Einsatz flexibler workflows. Dabei wird dem Mitarbeiter ein Arbeitsvorrat bereitgestellt, der je nach vorhandener Kapazität abgearbeitet wird. Das "Holen" überwiegt gegenüber dem "Auftrag", der aber für Spezialaufträge z.B. mit besonderer Priorität erhalten bleibt. Geeignete Informationssysteme runden den Arbeitseinstieg ab und gestatten die richtige, Prioritäten setzende Selbstorganisation. Statistische Methoden zur Auswertung sind zunehmend problemorientiert und weniger zahlenmäßig ausgelegt. Die Spanne reicht von einfachen Suchfunktionen über gleiche Begriffe, Pivot-Tabellen zur flexiblen Auswertung bis hin zu
FUZZY-basierten komplexen Bewertungsgrößen.
Die Abarbeitung im workflow erfolgt entsprechend definierter Vorgaben, wie sie in Datenbanken gut abgebildet werden können (Abb. 6).
Abb. 6 workflow - Datenbankeingabe (über gesicherte Webverbindung)
Eine automatische Vergabe von Vorgangsnummern, effektives und einfaches Suchen, sowie das automatische Vorschlagen und Ergänzen von Informationen sind unerlässlich für die Akzeptanz bei den Mitarbeitern.
Die Weiterleitung orientiert sich flexibel, entsprechend
Der workflow integriert die e-mail Funktionalitäten.
Diese flexiblen workflows nutzen die Intranet/Extranet Technologie um weltweite Vernetzungen aufbauen zu können.
5 knowledge-map
Abb. 7 knowledge map für den Entwicklungsprozess
Durch die Anwendung von knowledge-maps (k-map) [Ct02] können flexible workflows für geregelte Prozesse und geordneter Prozesse sehr effektiv unterstützt werden. Die einfache Handhabung und Modifizierung der k-maps eignet sich besonders für die gemeinsame Anwendung durch Mitarbeitern an verschiedenen Standorten.
Zu den wichtigsten Aufgaben des k-map gehören
6 Vermittlung über Portaltechnologie
In Portalen werden verschiedenste Inter-, Intra-, Extranet und PC-Anwendungen, sowie die verschiedensten Informationsquellen und Arbeitsvorräte bereitgestellt. Diese spezifischen Portale sind an die unterschiedlichen Aufgabengebieten der Mitarbeiter ausgerichtet. Die SharePoint Portal Server Technologie [Ms01] ermöglicht eine Anwender freundliche Anpassungen der Portale auch ohne spezielle Softwarekenntnisse.
Abb. 8 QM Portal unter Anwendung der Microsoft SPS Technologie
Durch die einheitliche Oberfläche vereinfacht sich die Einarbeitung in die Benutzerführung erheblich. Die Verfügbarkeit ist weltweit ganztägig gesichert und nicht an den Arbeitsplatz gebunden. Eine hohe Mobilität wird so gesichert. Der Anwender hat an jedem beliebigen Arbeitsort sein ihm vertrautes Arbeitsumfeld vorliegen.
Zu den wichtigsten Aufgaben des Portals gehört die Organisationsunterstützung, Arbeitsführung, sowie Informationsbereitstellung zum:
6.1 Typische Portal Elemente
Der News Bereich dient dem Anstoß von Aktivitäten und der Informationsübermittlung.
Der workflow Bereich unterstützt und führt die Durchführung der Aktivitäten dazu gehören:
Der Informationsbereich gestattet die Abfrage der verschiedensten Datenbanken und Statistischen Auswertungen. Er stellt die Verbindung zwischen Firmen eigenem Wissen und dem weltweit verfügbaren Wissen über das Internet her. Die Nutzung des Mitarbeiterstamms (Telefonnummer, e-mail, Wissen, Erfahrungen, Abteilungszugehörigkeit und Tätigkeitsschwerpunkt) der Firmenstruktur gehören ebenso dazu, wie die einfache Nutzung der Internetsuchmaschinen und anderer geeigneter Internetlinks.
Literaturverzeichnis
[WJ98] Womack, James P., Jones, Daniel T., Auf dem Weg zum perfekten Unternehmen, Heyne Business 22/2043, München, 1998
[Ct02] Correlate Technologies, Inc, It's Time to Get You Correlated, Correlate Technologies, Inc. , http://www.correlate.com/, 2002
[Ms01] Microsoft, SharePoint Portal Server 2001, Building a Corporate Portal using Microsoft Office XP and ,
Microsoft SharePoint Portal Server, 2003
GOM Gesellschaft für Organisationsentwicklung und Mediengestaltung mbH
Vortrag
'Wissensmanagement mit Unternehmensportalen'
2. Konferenz Professionelles Wissensmanagement Erfahrungen und Visionen Luzern 2.-4. April 2003
Vorträge: 'Wissensmanagement' weitere Vorträge
im Zeitraum: 09/ 2002 - 01/ 2003
Wissen im Unternehmen erschließen und nutzen,
Aufbau eines prozessbasierten Wissensmanagements mit Hilfe eines Unternehmensportals,
Prozessbasiertes Wissensmanagement der biolitec group,links: |
* web sites
Workshop der 2. Konferenz Professionelles Wissensmanagement - Erfahrungen und Visionen
DBLP - uni-trier - Boris Lux
